Baggrund
En vigtig opgave i Sorø Golfklub er tilvejebringelse af midler til finansiering af alle de aktiviteter, som klubbens medlemmer i alle afdelinger har glæde af.

Sponsorater af klubbens aktiviteter med bl.a. fremvisning af firmalogo og anden reklame er af stadig voksende betydning for klubbens aktivitetsniveau, og det er derfor af vital betydning, at sponsorerne føler de får en både kompetent, pålidelig og profes-sionel behandling, når de indgår en sponsoraftale.
 
Baggrunden for at nedfælde en sponsorpolitik for Sorø Golfklub er, at der i flere tilfælde har været en kontakt fra klubbens udvalg og ”klubber-i-klubben”, direkte til klubbens eksisterende og potentielle sponsorer. Det har betydet en ”badwill” fra sponsorerne, hvor det modsatte naturligvis var ønsket.

Sponsorudvalg
Sorø Golfklubs bestyrelse nedsætter et sponsorudvalg, som i samarbejde med Sekretariatslederen skal godkende alle sponsoraftaler ud fra den vedtagne sponsorpolitik. Sponsorudvalget vælger selv sin formand for udvalget. Formanden refererer til SGK’s bestyrelse.

For at sikre sponsorudvalget optimale arbejdsbetingelser, er det nødvendigt at al viden, koordinering og beslutningstagen om indgåelse af sponsoraftaler sker i regi af sponsorudvalget.

Udvalget skal sikre, at både hulsponsorater, der tegnes i regi af Sorø Golfbane A/S, samt andre sponsorater for Sorø Golfklub koordineres gennem sponsorudvalget.

Disse retningslinjer skal derfor sikre, at alle betydelige aftaler indgås ved sponsorudvalgets mellemkomst, og at eventuelle mindre betydende aftaler som minimum kommer til udvalgets medlemmers kendskab, så dobbeltarbejde undgås og medlemmernes og klubbens interesser koordineres frem for at modarbejde hinanden.

Formål
Formålet er at samle, koordinere og forstærke indsatsen over for eksisterende sponsorer samt at tiltrække nye sponsorer. Desuden skal sponsorpolitikken sikre, at sponsorudvalget i Sorø Golfklub får optimale arbejdsbetingelser i forbindelse med indgåelse af sponsorater, samt beskrive for medlemmerne under hvilke betingelser mindre, afgrænsede sponsorater vil kunne tegnes uden derved at komme i konflikt med Sorø Golfklubs interesser.

Tegning af sponsorater
Sponsorater, der involverer betaling i form af penge til klubben, og som på nogen som helst måde forpligter klubben, kan alene tegnes af sponsorudvalget, formanden for Sorø Golfklub eller en af bestyrelsen bemyndiget person.

Sponsorater, der udelukkende involverer ydelser fra sponsor i form af udstyr, tøj eller lign. skal bringes til sponsorudvalgets / sekretariatslederens kendskab inden aftalens indgåelse.
 
Ansvar
Hovedansvarlig for salg af sponsorater og kontakten til sponsorer er Sponsorudvalget i samarbejde med klubbens Sekretariatsleder.

Klubbens afdelinger så som Sportsafdelingen (junior og elite), turneringsudvalg, begynderudvalg m.v., er forpligtet til at henvende sig til sponsorudvalget / sekretariatslederen, inden en eventuel kontakt med en sponsor etableres. Det er Sponsorudvalget der afgør hvorvidt man tillader en afdeling at tage kontakt direkte med en sponsor. Forespørgsler skal rettes til sekretariatslederen, der koordinerer.

For ”klubber-i-klubben” samt øvrige samarbejdspartnere som Pro, Shop og Restaurant, skal samme procedure følges.

Undtaget herfra er såkaldte ”naturlige sponsorater”, eksempelvis hvis et medlem fra xx-klubben kan og vil sponsere noget til xx-klubbens turnering. I sådanne tilfælde skal sponsorudvalget / sekretariatslederen alene underrettes, hvis der er tale om kontante beløb eller ting af større værdi.

Loyalitet overfor sponsorpolitikken
Der indstilles til, at såvel klubbens forskellige udvalg som ”klubber-i-klubben” understøtter og hjælper hinanden, således at eksisterende sponsorer får mest mulig ud af deres sponsorat og man desuden ved fælles hjælp kan tiltrække nye sponsorer, til gavn for alle i Sorø Golfklub.

Turneringer
Turneringssponsorater forhandles af Sponsorudvalget/sekretariatslederen, og i samarbejde med formanden for turneringsudvalget fastsættes sponsorer til de enkelte turneringer.

Senest 3 uger inden en given turnering skal afvikles, skal den turneringsansvarlige kontakte Sponsorudvalget/ sekretariatslederen omkring kontakten til turnerings-sponsor. Disse afgør hvem der skal tage kontakten til sponsor omkring præmier, flag, promovering m.m.

Med turneringer forstås alle turneringer, arrangeret af Sorø Golfklub og dennes underafdelinger.

Arbejdsopgaver for sponsorudvalget i samarbejde med sekretariatslederen

• Udarbejde et sponsorkoncept samt en skabelon for en sponsoraftale i samarbejde
  med Sorø Golfbane A/S
• Udvælge emner og aktiviteter, der kan udbydes til sponsorer
• Fastholde gamle sponsorer og opsøge nye sponsoremner
• Fastsætte priser på de enkelte sponsorater (i samarbejde med Sorø Golfbane A/S)
• Udarbejde sponsorkontrakt for hvert enkelt sponsorat
• Sikre, at sponsorerne profileres iht. aftale, både i Sorø Golfklub og i pressen
  (evt. i samarbejde med Markedsføringsudvalget)
• Sikre, at der altid findes en opdateret oversigt over klubbens sponsorer ved 
  klubhuset samt på nettet
• Føre en opdateret fortegnelse over sponsorater med angivelse af sponsorer,
  priser og aftaleindhold
• Arrangere sponsordage og evt. andre arrangementer for klubbens sponsorer
  (i samarbejde med Sorø Golfbane A/S).
• Markedsføre sponsorer overfor klubbens egne medlemmer

Vedtaget på bestyrelsesmødet d.  21. april 2010